Transcripción del vídeo G·Registro: Registro electrónico de documentos
Índice 1: Acceso.
Este vídeo va a mostrar las opciones generales de G·Registro, el registro electrónico de la plataforma de administración electrónica G·ONCE.
Desde la pantalla de login se accede al menú principal de la plataforma G·ONCE. Los accesos integran normalmente con el LDAP de la Organización.
Para acceder al registro electrónico, se pulsa la opción "G·Registro". Los accesos a las herramientas incluyen SSO.
Un usuario puede disponer de varios perfiles de acceso, por lo que deberá seleccionar con el que va a trabajar. Se puede cambiar el modo de trabajo a posteriori en cualquier momento.
Una vez se accede al sistema se mostrará la opción por defecto y se podrá navegar a la opción deseada a través del menú superior.
Índice 2: Alta de registro y acciones relacionadas.
Para el alta de registro se presenta un formulario como el siguiente. En primer lugar habrá que seleccionar el libro de registro. Vemos en primer lugar un ejemplo de registro de entrada.
Se podrá seleccionar el asunto de registro de los definidos en el sistema. Si bien es opcional nos pemite una mejor clasificación y puede determinar el destino y el extracto.
Posteriormente se podría identificar al remitente o remitentes del asiento, seleccionándolo de entre los ya cargados en el sistema (interesado físico, jurídico u organismo) o creándolo si no existiese.
La documentación se podrá incorporar tras la digitalización haciendo uso de la aplicación G·Scan, generando una copia auténtica del documento en papel, o incorporado en el documento ya en formato electrónico.
Adicionalmente se podrán rellenar el resto de campos opcionales del asiento, incluyendo los posibles campos adicionales que se pueden definir de manera dinámica.
Una vez guardado el registro, el sistema mostrará el número de registro y la fecha asignada.
La documentación se podrá descargar incluyendo un sello electrónico con la información de registro y con la información de firma y verificación.
Otras acciones que se podrán realizar en el asiento, en función de los permisos del usuario sería la generación del justificante, copiar el registro para generar uno nuevo similar, enviar copia del registro a destinos secundarios o modificarlo, entre otras.
Para los casos en los que la Oficina de Asistencia en Materia de Registros se quiera completar la documentación en formato electrónico se podrá habilitar la firma biométrica para dar consentimiento por parte del ciudadano.
Para el registro de salida el formulario será similar, pero en este caso se deberá identificar para considerar el asiento completo de los datos de unidad de origen, destinatario y extracto.
Índice 3: Gestión de registros enviados.
Desde la "Gestión de registros de oficina" se podrá realizar la supervisión de los registros dados de alta, y realizar las gestiones que procedan para asegurar que la documentación llega a la unidad de tramitación de destino.
Los registros se muestran agrupados por estado: pendientes, recepcionados y anulados. Dentro de cada sección se podrá realizar una búsqueda avanzada.
Adicionalmente dentro de la bandeja de Pendientes se podrán realizar filtros rápidos para localizar los que están incompletos, devueltos o en algún estado de intercambio SIR concreto.
Índice 4: Recepción de registros en la unidad orgánica.
Desde la "Bandeja de unidad orgánica" los usuarios podrán gestionar los asientos que les hayan destinado a su unidad.
Para cada asiento, de forma individual o en bloque desde la propia bandeja se podrá visualizar la documentación y realizar la acción de "Recepcionar", "Devolver" o "Reenviar".
Una vez recepcionado un asiento se podrá proceder a incorporar la documentación a un expediente a través de las acciones de "Crear expediente" o "Incorporar documento a expediente".
Para estas acciones y todas las que se ejecutan para cada asiento queda trazabilidad en el "Histórico de estados".
Índice 5: Consultas e informes.
Desde el módulo de "Consulta" se podrán realizar consultas de asientos filtrando por diversos criterios.
El resultado de la consulta se presenta en listado paginado y ordenable, y permite la exportación hoja de cálculo y a PDF, con diversos formatos predefinidos y la posibilidad de definir nuevos basándonos en plantillas.
Adicionalmente se podrá hacer uso de las búsquedas predefinidas por parte del propio usuario o del administrador para facilitar la ejecución de consultas recurrentes.
Índice 6: SIR. Envío y recepción de asientos.
Para enviar registros a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), se deberá proceder al alta de registro, con la particularidad de que se deberá seleccionar como destinatario un organismo externo.
Una vez realizado el registro, se deberá proceder a ejecutar la acción de "Iniciar intercambio", ya sea de forma individual desde el detalle del asiento o en bloque desde la "Gestión de registros de oficina".
La "recepción de intercambios" mostrará todos los intercambios remitidos a nuestra oficina de registro. Accediendo al detalle de cada intercambio se podrá visualizar la información completa del registro y la documentación asociada.
Para cada intercambio recibido se podrán ejecutar las acciones de "Confirmar", generándose una nueva entrada en un nuevo registro, "Rechazar" o "Reenviar", permitiéndose acompañar la acción de un comentario.
Fin de la transcripción del vídeo.
