G·OCS es el módulo de la suite G·ONCE que permite la gestión electrónica de los Órganos de Gobierno y la Secretaría de una Organización.

Los distintos Órganos de Gobierno recepcionan las propuestas por parte de las Áreas de la Entidad y disponen del acceso al expediente para agendarlo dentro de una sesión.

Permite la elaboración y comunicación/notificación de convocatorias, órdenes del día, actas, acuerdos y resoluciones, etc. Los acuerdos y resoluciones se asientan en los libros electrónicos correspondientes y se incorporan al expediente origen, informando al gestor de este acto.

Además, posibilita la gestión de los libros electrónicos (actas, acuerdos y resoluciones, anulaciones, subsanaciones, exportaciones, etc), la gestión de miembros de los Órganos, la gestión de cualquier plantilla (acta, orden del día, resolución, diligencia, certificado, etc.), o la reutilización de párrafos entre documentos (propuestas, acuerdos, notificaciones).

Dispone de un modo simplificado para la gestión de resoluciones en Órganos Unipersonales.

Transcripción del vídeo G·ONCE: Gestión de Órganos Colegiados

Índice:

1: Gestión de las Propuestas remitidas a los Órganos Colegiados.

2: Gestión de las Sesiones de los Órganos Colegiados.

3: Gestión de los Libros Electrónicos de los Órganos Colegiados.

Este vídeo va a mostrar cómo llevar a cabo la gestión de los Órganos Colegiados de una Entidad a través del módulo G·OCS, el gestor de Órganos Colegiados de la plataforma de administración electrónica G·ONCE.

Índice 1: Gestión de las Propuestas remitidas a los Órganos Colegiados.

Las propuestas a los Órganos Colegiados podrán remitirse desde el expediente administrativo que se esté tramitando y en el cual se precise de Dictamen o Acuerdo del Órgano Colegiado o ser ajenas a un expediente en cuyo caso se enviará desde el propio G·OCS.

Propuestas remitidas al Órgano Colegiado desde un expediente administrativo

Para enviar la Propuesta accederemos al expediente administrativo que estamos tramitando, y una vez incorporada o generada la enviaremos a aprobación.

Al acceder seleccionaremos el modo "Propuesta", indicaremos la materia sobre la que versa la Propuesta, el Órgano Colegiado de destino, los documentos del expediente que deseemos remitir anexos a la propuesta.

Tras ello enviaremos la propuesta y esta desde ese momento estará disponible para su tratamiento en la Bandeja de Propuestas del Órgano Colegiado en G·OCS.

Todas las Propuestas que se remitan a los Órganos Colegiados estarán accesibles a través de la "Bandeja de Propuestas".

Desde aquí revisaremos la Propuesta y sus documentos anexos y decidiremos si se acepta o rechaza y en caso de aceptarse a qué Sesión de las abiertas en el Órgano Colegiado queremos enviarla para su tratamiento.

Índice 2: Gestión de las Sesiones de los Órganos Colegiados.

Agendar las sesiones

Para agendar las distintas sesiones de los órganos Colegiados, accederemos a la "Bandeja de Sesiones" y desde ahí al apartado de "Nueva sesión", donde una vez configuremos los datos de la Sesión la guardaremos y quedará agendada.

Configuración de la Sesión

Una vez hemos creado la Sesión, accederemos a la misma desde la Bandeja de Sesiones y procederemos a indicar que temas se tratarán en la misma a través de la configuración del orden del día de la Sesión, qué actas pendientes de aprobación, si las hubiera, queremos incluir y quieres serán los miembros que se convoquen a la misma.

En el curso de la Sesión del Órgano Colegiado podremos generar cuantos documentos sean precios en la misma, como por ejemplo el Orden del día, Acta de la Sesión...

Los documentos que se generen en la Sesión podrán enviarse a la firma de la/s persona/s competente/s desde el propio módulo.

Una vez se haya celebrado la Sesión se generará el Dictamen o Acuerdo del Órgano Colegiado.

Una vez esté firmado el Acuerdo pasará a formar parte del Libro Electrónico de dicho Órgano, en caso de que este tipo de Libro se haya configurado por la Entidad.

En aquellos casos en los que el Dictamen o Acuerdo emitido por el Órgano Colegiado provenga de una propuesta remitida en la tramitación de un expediente administrativo, este Acuerdo o Dictamen, una vez generado y firmado, pasará a incorporarse de manera automática al expediente administrativo.

Finalizado el tratamiento de la Propuesta en ese órgano Colegiado se podrá finalizar su trasiego, o bien indicar el siguiente Órgano Colegiado donde será tratada.

Este módulo cuenta con una funcionalidad que permitirá realizar comunicaciones a los miembros de los Órganos Colegiados de los distintos documentos y actos que se generen durante la Sesión.

Índice 3: Gestión de los Libros Electrónicos de los Órganos Colegiados.

G·OCS permite la creación de Libros Electrónicos para cada uno de los tipos de documentos que por parte de los distintos Órganos Colegiados se generen.

En ellos podrán incorporarse diligencias en caso de ser necesario.

Por último indicar que los libros podrán exportarse en aquellos casos que se precise, a través del apartado de exportación y consulta de los Libros del módulo de G·OCS.

Fin de la transcripción del vídeo.

Principales características

Gestión rápida, electrónica y fácil

Gestiona todos los Órganos Colegiados o de Gobierno de una Organización.

Establece los Libros Electrónicos de la Organización.

Recoge la relación de miembros que forman parte de los distintos Órganos Colegiados.

Establece las distintas materias que se pueden tratar en las sesiones y su orden de tratamiento en las sesiones.

Flujo de Sesión

Gestiona el flujo completo de una sesión: convocatoria, orden del día, relación de dictámenes y acuerdos de cada propuesta tratada, acta, comunicaciones, etc.

Plantillas de Documentos

La documentación se puede generar en base a plantillas de documentos, que incluyen variables provenientes del expediente origen y la propuesta.

Parametrización

Dispone de distintos modos de parametrización: Entidad Local, Entidad Parlamentaria, Senado de España, etc.

Gestores de Expedientes

Dispone de una capa de Servicios Web para ofrecer servicios de Secretaría a otras aplicaciones: gestores de expedientes principalmente.

Funcionalidades de G·OCS

desde el punto de vista del proponente

Los proponentes (Áreas) pueden dar de alta o enviar sus propuestas a los Órganos de Gobierno o a la Secretaría General de la Organización.

A su vez, los Órganos de Gobierno (por ej. las Comisiones Informativas) pueden enviar sus propuestas o dictámenes a la Secretaría General.

Los Órganos de Gobierno y la Secretaría General disponen del expediente completo o antecedentes de la propuesta a tratar.

Los Órganos de Gobierno pueden gestionar sus propias sesiones de forma particular (sin que la Secretaría General intervenga en estas sesiones).

Los proponentes pueden dar de alta y enviar sus propuestas o decretos desde la propia interfaz de G·OCS o desde el gestor de expedientes G·TM.

Valor diferencial

Una gestión más fácil y ágil

Multientidad

G·OCS permite la gestión de Órganos Colegiados de varias Organizaciones desde la misma instalación.

Comunicaciones electrónicas

Remite electrónicamente la documentación de las distintas sesiones (órdenes del día, actas, etc.).

Firma

Se integra con Portafirmas para gestionar las líneas de firma de los documentos generados.

Miembros

Recoge la relación de miembros que forman parte de los distintos Órganos Colegiados.

Qué y cuándo

Establece las distintas materias que se pueden tratar en las sesiones así como su orden de tratamiento en las mismas.