G·eP es el sistema modular desarrollado por Guadaltel en el marco de la Suite G·ONCE que permite la gestión electrónica de los expedientes de contratación.

Cubre desde su propuesta de inicio hasta su terminación, liquidación y devolución de la garantía, con todos los procesos intermedios: mesas de contratación, diferentes publicaciones en los correspodientes Perfiles de Contratante, Presentación Electrónica de ofertas y demás documentación por parte de los licitadores, así como otras tareas propias de los procesos de contratación.

Transcripción del vídeo G·ONCE: Gestión de expedientes de contratación G·eP

Índice 1: Creación de expedientes.

Al acceder al Gestor de expedientes, el usuario autenticado tendrá acceso a la Bandeja de Expedientes con el listado de expedientes sobre los que tiene permisos de gestión.

Para crear un nuevo expediente se debe pulsar sobre el botón "Nuevo expediente".

Y a continuación, indicar una serie de datos básicos y obligatorios (*) sobre el expediente, mientras que habrá otros datos que se rellenarán de forma automática. Completados todos los campos del formulario, se deberá pulsar sobre el botón "Aceptar" para crear el expediente.

Índice 2: Tramitación de expedientes.

Una vez creados, todos los expedientes disponen de las mismas pestañas para su gestión, pero para continuar con la tramitación del flujo del procedimiento definido debe pulsarse sobre la pestaña "Tramitación".

Según la fase del flujo del procedimiento en la que se encuentre el expediente, habrá diferentes tareas y documentos que podrán realizarse por los usuarios que tengan los perfiles de tramitación adecuados para ello.

La primera tarea obligatoria siempre será "Alta del expediente", con el fin de poder indicar información específica sobre el expediente de contratación: normativa, figura contractual, procedimiento, forma de adjudicación, de tramitación, importes de la licitación y si tiene o no lotes.

Para continuar incluyendo información sobre el expediente, el gestor deberá ejecutar el resto de tareas definidas en la fase: indicar CPVs, garantías exigibles, plazos del expediente, datos del pliego (lugar de ejecución, admisión de prórrogas, modificados...), así como los criterios de adjudicación.

Además, también se deberá incorporar la documentación que corresponda en cada momento, pudiendo distinguirse los documentos obligatorios de los opcionales en cada fase.

Como en este caso, habrá documentos que dispongan de una plantilla, por lo que determinada información obtenida durante la tramitación aparecerá directamente rellena al generar el documento.

Concluidas las actuaciones correspondientes, será posible avanzar a la siguiente fase para continuar con la tramitación del expediente.

En esta fase, aquellos usuarios que dispongan del perfil adecuado, podrán revisar las tareas y documentos efectuados por el órgano proponente del expediente y acordar o no el inicio del mismo, pudiendo elegir entre devolver el expediente a la fase inicial para su corrección o avanzar a la siguiente fase.

Por otra parte, G·EP también permite solicitar una actuación concreta sobre el expediente a otro Departamento, por ejemplo a Servicios Jurídicos para que se emitan sus informes sobre el expediente. De modo que, una vez concluya su actuación, devuelva el expediente y pueda continuar la tramitación del mismo según corresponda.

Índice 3: Gestión presupuestaria y contable.

Dentro del flujo de tramitación del expediente, también habrá fases que requieran de determinadas integraciones para su gestión completa.

Este es el caso de las tareas contables, ya que mediante la integración que se lleve a cabo se podrán efectuar en el expediente las actuaciones relativas a la contabilización y fiscalización del gasto, desde la inclusión de la información presupuestaria (extrayendo esta información del sistema contable correspondiente para evitar la duplicidad de información) a la generación de las propuestas contables pertinentes, según la fase en la que se encuentre el expediente en cuestión.

Realizadas dichas tareas contables, el expediente podrá ser enviado a la intervención para su fiscalización.

Por su parte, en las fases propias de la Intervención, aquellos usuarios con el perfil adecuado podrán revisar y consultar el expediente, emitir los informes correspondientes según las circunstancias concretas del mismo y decidir que continúe la tramitación por un camino u otro.

Con la fiscalización favorable de la Intervención, ya en la siguiente fase del flujo de tramitación será posible que el gestor lleve a cabo la "Resolución de aprobación del expediente" y avance en la tramitación para iniciar el Proceso de Licitación Electrónica.

Índice 4: Proceso de licitación.

Llegado el momento, desde el Gestor de Expedientes, también se podrán efectuar las distintas publicaciones en PLACSP mediante la integración con dicha Plataforma.

Al efectuar la publicación en PLACSP, en el borrador del anuncio ya aparecerán todos los datos del expediente que se han indicado previamente en G·eP, por lo que solo se deberán indicar algunos campos específicos, facilitando así la gestión al usuario y evitando la posible incongruencia de datos.

Tras la Publicación en PLASCP, el proceso de licitación electrónica podría continuar, bien desde G·eP, en caso de integración con el módulo de Licitación Electrónica propio de G·eP, por lo que la creación de sobres, gestión de mesas, aperturas y la propuesta de adjudicación se efectuarían desde el propio Gestor de Expedientes o bien, mediante integración de la licitación electrónica en la PLACSP, por lo que la formación de dichas actuaciones se recogería en el Gestor de Expedientes mediante los SW disponibles.

En concreto, considerando que haya un adjudicatario propuesto, ya en la fase de adjudicación en G·eP, será posible recoger la información sobre los licitadores presentados y, en concreto, sobre el adjudicatario propuesto del expediente, con el fin de realizar la correspondiente "Resolución de adjudicación".

Del mismo modo, también se podrá llevar a cabo la correspondiente publicación de la adjudicación en PLACSP.

Y finalmente, la formalización del expediente mediante la incorporación del contrato formalizado.

Índice 5: Ejecución del contrato.

No obstante, desde G·eP también será posible continuar con la ejecución del contrato, así como con la posterior liquidación y devolución de la garantía.

De igual modo, mediante la funcionalidad "Otras acciones" en esta fase también podrán tramitarse las incidencias que pudieran tener lugar durante la ejecución del contrato.

Por último, cabe señalar que, en todo momento, se podrá conocer la trazabilidad del expediente, pudiendo consultar qué usuarios han ejecutado cada fase, tarea, documento y la fecha y hora concreta de estas actuaciones.

Fin de la transcripción del vídeo.

Principales funcionalidades

Constante actualización y proactividad ante cambios legales

Integrable e Interoperable con otras plataformas de la Organización y externas (PLACSP…).

Altamente parametrizable y versátil en cuanto a la configuración de la Plataforma

Orientada a todos los agentes que intervienen en los expedientes de contratación

Cobertura funcional completa a todo el proceso de contratación.

Perfil del Contratante

Funcionalidades del área de acceso público

  • Consulta de Anuncios vigentes e históricos.
  • Información de los resultados de los actos públicos celebrados (calificación, apertura, adjudicación).
  • Servicios de avisos en materia de contratación (alertas tempranas, noticias, formatos de redifusión o sindicación de contenidos: RSS, atom).

Funcionalidades del área de acceso privado

  • Publicación de los diferentes anuncios (licitación, mesas contratación, adjudicación, formalización, incidencias de contrato), acreditando fehacientemente la fecha y hora de inicio de la difusión pública de la información, sellado de tiempo.
  • Diferentes perfiles que participan en la elaboración y publicación de anuncios.
  • MultientidadGestión de anuncios vigentes e históricos
  • Bloqueo de Anuncios publicados
  • Publicación diferida
  • Integrado con PLACSP

Gestión Electrónica de la Contratación Pública

Más de 1400 millones de euros han sido licitados electrónicamente a través de la plataforma de contratación G·eP

Creación de expedientes de contratación de acuerdo con lo previsto en la normativa vigente, en todas sus formas de adjudicación y figuras contractuales.

Gestión de tareas que contienen la lógica de los procesos de contratación de forma guiada (CPV, Criterios adjudicación, gestión de plazos del expediente, gestión de las mesas de contratación, valoración automática de ofertas, etc.)

Gestión de avisos como ayuda al usuario: devoluciones de garantía, fin de plazo presentación de ofertas…

Parametrización de la Plataforma para adaptarla a las características organizativas de las diferentes AAPP y entidades en las que se implanta. Asimismo, parametrización de los procedimientos para adaptarlos a las peculiaridades, en cuanto a su tramitación, en las diferentes organizaciones.

Gestión de las incidencias del contrato: prórrogas, modificados, certificaciones, ampliaciones de plazo, complementarios, resolución y cesión de contratos, revisión de precios, reajuste de anualidades, etc.

Incorporación de documentos generados externamente a la aplicación para la obtención del expediente de contratación completo.

Generación de documentos a partir de plantillas parametrizables; (MS-Office / OpenOffice / LibreOffice), gestión masiva de documentos, firma electrónica reconocida, gestión de compulsa electrónica, etc.

Generación del expediente electrónico de contratación conforme a Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Licitación electrónica

Presentación y gestión de ofertas más agil

El módulo de licitación electrónica, que permite la presentación de ofertas de forma electrónica para los licitadores y la realización de tareas propias de las mesas también telemáticamente para la Administración, puede implantarse de forma aislada al resto de módulos y con la inmediatez que permite la nube.

Este componente está compuesto por diferentes aplicaciones, que permiten tanto a las AAPP y Entidades del Sector Público, interactuar electrónicamente con los licitadores, adjudicatarios y contratistas:

PORTAL DE LICITACIÓN

Área privada de acceso de las empresas a sus licitaciones y contratos. Permite la presentación electrónica de ofertas y otra documentación a lo largo de la tramitación del expediente de contratación.

SUBASTA ELECTRÓNICA

Permite a la organización, la gestión de las subastas electrónicas, desde el alta de las mismas, hasta su celebración y cierre y la participación de los licitadores invitados a las mismas, con la realización de las pujas, pudiéndose consultar en todo momento y por diferentes criterios la evolución de las subastas en celebración y ya celebradas.