La suite G·ONCE cuenta con el módulo de gestión de expedientes y tareas G·TM, que permite la gestión electrónica de los expedientes o procesos dentro de una Organización. Dispone de multitud de funciones y parametrizaciones, que garantizan la adaptación idónea de la herramienta dentro de la Entidad donde se implanta.

Interopera con servicios de la AGE: SIA, Apoder@, Notific@, Cl@ve, FIRE, PiD, …

Permite gestionar cualquier aspecto relacionado con los trámites: la gestión de los trámites atendiendo a la política documental de la Organización, permite la tramitación reglada y la tramitación libre sin flujos, todo ello bajo el cumplimiento de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI).

Por otra parte, facilita la  participación de varias Unidades Tramitadoras, permite la exportación ENI de expedientes, posibilita la relación y confidencialidad de expedientes y/o documentos, así como la visualización completa y ágil de todos los documentos. Incorpora procesos de firma, registro, notificación y comunicación, e integra captura de datos de negocio mediante formularios dinámicos G·Forms, etc. entre otras funcionalidades.

Transcripción del vídeo G·ONCE: Gestión de documentos G·TM

Este vídeo presenta las distintas opciones que ofrece el gestor de expedientes G·TM con respecto a los documentos.

En la pestaña "Documentos" se muestran todos los documentos válidos del expediente, ordenados cronológicamente. Ofrece información del documento en cada columna: Privacidad del documento, Tipo de documento, Nombre del fichero, Usuario que lo generó, Estado del documento, Fecha de última modificación y Observaciones.

Desde la zona de búsqueda se pueden combinar todos los filtros posibles: firma, registro, notificación, publicación, validez del documento, y texto del tipo de documento o nombre del fichero, etc.

El gestor de expedientes permite además visualizar todo el expediente sin necesidad de descargar los documentos. El visor presenta la información del documento y de sus metadatos.

Desde el botón "Acceder" se accede a las opciones del documento (registro, firma, notificaciones, etc), desde el botón "Visualizar" se carga ese documento en el visor, y desde el botón "Otras acciones" se puede ir a la opción concreta que se desee.

Para crear un nuevo documento se puede pulsar la opción "Nuevo documento" que permite seleccionar cualquier tipo de documento de la plataforma, o nos dirigimos a la pestaña "Tramitación" para generar el documento concreto según la fase en la que se encuentre el expediente.

En esta fase del expediente se puede generar la plantilla marcada con el icono del engranaje. Se puede utilizar la plantilla propuesta por la plataforma o incorporar el documento de forma externa. En este caso se va a generar la plantilla. La edición se puede llevar a cabo con cualquier editor de textos.

Una vez se dispone de la plantilla se presentan más características sobre el documento: si es privado o no, si se selecciona el interesado (para la generación múltiple de documentos en caso de que el expediente tenga varios interesados), las observaciones al mismo, así como los metadatos ENI editables y obligatorios para un documento electrónico.

La opción "Firmar" integra con el Portafirmas de la plataforma (o cualquier otro) o permite firma servidor sobre el documento (si el gestor tiene permisos). Se puede anexar documentación y se pueden establecer avisos de firma para el gestor.

El documento queda pendiente de firma. Si el usuario autenticado es el firmante, no hará falta saltar al Portafirmas y se podrá firmar desde el propio gestor de expedientes. En este caso se saltaría a Portafirmas.

La opción "Registrar" integra con la solución de registro de la plataforma G·Registro (o cualquier otro). Se puede registrar de salida si es necesario, y si se trata de un registro SIR, se podrán enviar asientos a otros organismos (si el usuario tiene permisos).

La opción "Notificar" integra con las notificaciones por comparecencia en Sede, con Notific@, o con cualquier solución de gestión de correo postal. Se pueden generar comunicaciones sin efecto de notificación. También se pueden anexar otros documentos y establecer avisos al gestor.

La opción "Propuestas" integra con el módulo de Gestión de Órganos de Gobierno en la plataforma, G·OCS, permitiendo resolver mediante órgano unipersonal u órgano colegiado (se enviaría el expediente a la sesión necesaria).

Finalmente aparecen las opciones: Descargar, Invalidar (que permite invalidar el documento en el expediente) y Eliminar.

Fin de la transcripción del vídeo.

Principales funcionalidades

Entorno electrónico colaborativo

Entorno colaborativo

  • Participación de las distintas áreas de la Organización
  • Calendario común de plazos y tareas
  • Mensajería interna
  • Confidencialidad de documentos y expedientes

Tramitación 100% electrónica

  • Expedientes electrónicos conforme a la política documental de la Organización
  • Digitalización segura e documentos y copias auténticas
  • Procesos de firma, registro, notificaciones y comunicaciones electrónicas
  • Integra con la sede electrónica en su relación con los terceros

Interfaz modular y parametrizable

  • Interfaz de usuario plenamente personalizable
  • Parametrización exacta según las necesidades de la Organización
  • Adaptación al look & feel corporativo
  • Gestión de roles y acceso controlados y auditados

Integración con sistemas externos

  • 100% interoperable
  • API de integración
  • Integrado con los servicios principales de la AGE
  • Integrable concualquier servicio de la Organización

Módulos disponibles

Descubre qué te puede ofrecer G·TM

Generación de expediente electrónico

Este módulo permitirá la creación de expedientes en el motor de tramitación.

Consultar expediente

Se podrá consultar toda la información relativa al expediente. Dicha información podrá estar almacenada tanto en el propio motor de tramitación como en la base de datos del modelo cliente del procedimiento, o en un sistema externo integrado en la herramienta.

Relaciones del expediente

En ese módulo se podrán relacionar expedientes entre sí, igualmente, se permitirá la consulta de las relaciones que ya hayan sido registradas y la navegación a través de ellas a los expedientes con los que este relacionado el expediente consultado.

Documento electrónico

Desde este módulo se podrá consultar todo el historial del expediente, este historial consistirá en la evolución que ha seguido el expediente junto a toda la documentación y las tareas de manipulación de datos que se han realizado, al igual que se podrá consultar que usuario a realizado cada acción sobre el expediente y en que fecha se realizó.

Usuarios asignados

Este módulo dará la posibilidad de consultar las asignaciones a los distintos usuarios que ha tenido el expediente.

Ver procedimiento

Módulo donde se podrá ver de forma gráfica tanto el procedimiento como la evolución que ha seguido a través de él los expedientes.